Surat-menyurat adalah komunikasi dua hala yang berlaku dalam sesebuah organisasi. Pentadbiran pejabat diuruskan melalui rekod bertulis dan surat-menyurat merupakan aspek yang sangat penting. Urusan ini tidak dapat digantikan oleh bentuk komunikasi terkini seperti khismat pesanan ringkas (sms) atau e-mel.
Surat adalah sejenis komunikasi bertulis secara sehala bagi menyampaikan suatu pesanan dari satu pihak kepada pihak yang lain. Contohnya, seorang pengurus yang mewakili organisasinya ingin menyatakan perhargaan kepada pihak berkuasa tempatan. Sudah tentu beliau akan mengutus surat yang dikarang dengan baik dan berterus-terang.
Surat mempunyai peranan tertentu. Terdapat lima peranan surat iaitu:
1. Menjadi alat perhubungan.
Walaupun teknologi komunikasi semakin canggih, namun surat masih berperanan besar di kebanyakan organisasi atau sesama individu. Biarpun dipisahkan jauh beribu batu, surat masih menjadi pilihan ramai untuk berhubung. Contoh yang jelas ialah setiap kali musim perayaan, Pos Malaysia akan mengambil pekerja tambahan untuk memproses surat atau kad ucapan yang dihantar kepada kenalan.
2. Rekod
Surat merupakan satu dokumen yang menjadi rekod pada masa depan. Walaupun surat hanya sehelai, ia tetap dianggap menjadi rekod kerana butiran-butiran yang ditulis tidak dapat ditarik balik melainkan disusul dengan surat yang seterusnya. Justeru, ia menjadi lebih penting jika melibatkan urusan atau proses yang bersifat rahsia atau sulit.
3. Barang bukti
Semua urusan yang bersifat rasmi dibuat melalui surat. Amat jarang urusan rasmi tidak melibatkan surat kerana hubungan antara organisasi atau di antara organisasi dan individu mesti perlukan suatu penghubung untuk dipercayai. Contohnya, seorang pelajar pascasiswazah yang hendak bertukar jenis penyelidikan memerlukan surat pengesahan daripada dekan untuk berbuat demikian. Tanpa surat, pihak bendahari universiti tidak akan percaya kerana pertukaran jenis penyelidikan melibatkan perubahan kadar yuran, justeru surat kebenaran tersebut menjadi bahan bukti utama.
4. Rujukan
Kadangkala sesuatu permohonan mengambil masa yang lama untuk diluluskan. Ini berlaku kerana terdapat pertukaran pegawai, perubahan jawatan atau penstrukturan semula agensi. Contohnya, sesebuah kementerian yang besar telah dikecilkan dan ada sesetengah agensi telah dipindahkan ke kementerian lain. Bagaimana kita hendak mengesan surat yang diihantar kepada kementerian terdahulu? Pastinya melalui sesuatu rujukan. Jadi, mahu ataupun tidak, surat menjadi bahan rujukan yang penting ketika itu.
5. Imej organisasi
Jenis sampul surat, gaya penulisan dan struktur ayat yang digunakan dalam surat adalah gambaran profesionalisme sesebuah organisasi. Jika surat yang dihantar mengandungi ayat yang ‘keras’ dan tidak ada hubungan kemanusiaan, pembaca tidak akan menghayati surat tersebut, mungkin dibuang terus ke dalam tong sampah. Namun, keadaannya tentu berbeza jika surat tersebut mempunyai nilai bahasa yang tinggi.
Adakah surat hanya helaian kertas yang dimasukkan ke dalam sampul surat dan dihantar kepada penerima? Sebenarnya, surat mempunyai enam bentuk. Pertama, poskad yang dihantar tanpa sebarang sampul surat. Penggunaan poskad sangat mudah dan tidak memerlukan ruang yang banyak untuk menulis. Ia cukup sekadar bertanya khabar dan memberitahu maklumat yang boleh dikongsi bersama. Kadangkala poskad berfungsi sebagai tanda terima kasih di atas ingatan dan juga sebagai penghargaan.
Kedua, surat biasa. Surat jenis ini kerap digunakan bagi perhubungan tidak rasmi sesama individu bagi tujuan bertanya khabar, memberitahu keadaan hidup dan menghubungkan tali persaudaraan. Ia semakin kurang digunakan ketika ini apabila alat perhubungan teknologi komunikasi yang mempercepatkan komunikasi intrapersonal diperkenalkan.
Ketiga, Surat rasmi. Surat ini menjadikan hubungan berada dalam situasi khusus. Format surat ini berbeza daripada surat biasa kerana pengirim mesti menggunakan bahasa yang mudah, maksud yang jelas dan penggunaan gelaran yang tepat.
Keempat, surat berdaftar. Pengirim mendaftarkan suratnya kerana mahu penerima sahaja yang mengambil surat ini. Surat jenis ini biasanya melibatkan insitusi kewangan, perundangan atau berkaitan personel yang bersifat sulit. Contohnya, penyata kewangan seseorang pemegang akaun hanya boleh dibuka oleh individu berkenaan. Jika tidak dipungut, surat berkenaan hendaklah dikembalikan kepada pengirim.
Kelima, surat berdaftar akuan terima. Ia sama seperti surat berdaftar tetapi perlu ditandatangan semasa menerimanya. Sesiapa yang diberi autoriti oleh penerima layak untuk menandatangani akuan terima. Tanggungjawab penerima ialah memastikan individu yang dicatat namanya mendapat surat berkenaan.
Keenam, bungkusan. Sering kali bungkusan disalah anggap sebagai bukan surat, mungkin kerana saiz yang besar. Namun bungkusan berperanan memberi mesej tertentu yang turut menyampaikan maksud tersurat dan tersirat.
Surat dapat diklasifikasi kepada dua iaitu surat terbuka dan surat terhad.
Surat terbuka adalah dokumen rasmi yang tidak diperingkatkan kepada rahsia besar, rahsia, sulit atau terhad. Ia boleh dibaca oleh sesiapa sahaja. Dari segi keselamatan maklumat, kandungan surat tidak memberi ancaman yang besar kepada pengirim atau penerima, malah isu-isu yang dicatat lebih bersifat peribadi.
Berbeza dengan surat terhad, ia adalah dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi. Dibahagiakan kepada peringkat sulit, rahsia atau rahsia besar, keselamatan surat jenis ini amat dititikberatkan sama ada kandungannya atau keadaan fizikal surat berkenaan. Antara jenis surat terhad ialah arahan-arahan yang terdapat buku catatan organisasi atau perintah dan arahan biasa yang dikeluarkan oleh pihak pengurusan.
Setelah kita mengetahui jenis-jenis surat, memahami maksud jenis surat dapat menyelamatkan maklumat daripada dibocorkan oleh mereka yang tidak bertanggungjawab.
Rahsia besar ialah dokumen rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada organisasi. Contohnya ialah maklumat yang berkaitan dengan gerakan dan penempatan anggota keselamatan negara. Maklumat seperti ini mesti dijaga dengan rapi dan diberi tanggungjawab kepada orang yang layak. Contoh lain ialah kertas Jemaah Menteri iaitu kertas cadangan yang dibincangkan di peringkat kabinet dan mempunyai keputusan-keputusan tertentu. Jika kertas ini bocor, segala dasar kerajaan khususnya yang berkaitan politik dan ekonomi negara akan disabotaj.
Rahsia pula ialah dokumen rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan organsiasi dan menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan imej sesebuah organisasi. Kes membocorkan maklumat dalam kategori ini kerap berlaku dalam dunia bisnes kerana persaingan yang tinggi untuk mencatat keuntungan dan memusnahkan pesaing. Termasuk dalam kategori rahsia ialah surat di antara organsiasi dan jabatan kerajaan mengenai perkara-perkara dasar yang penting, maklumat berkaitan kegiatan sabotal dan subversif di kalangan anggota organisasi dan juga kertas untuk pertimbangan Jemaah Menteri seperti permohonan penyelarasan gaji kakitangan awam.
Sulit ialah dokumen rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan memudaratkan kepentingan atau merendahkan martabat organisasi. Ia juga menyebabkan kesusahan kepada pihak pengurusan dan lebih banyak menguntungkan pesaing. Contoh dokumen sulit ialah laporan risikan, kenaikan pangkat, keputusan penilaian, minit mesyuarat dan dokumen tender.
Antara banyak jenis surat di atas, surat rasmi adalah jenis surat yang paling penting. Peranan surat rasmi ialah:
1. Minta kebenaran
2. Tempahan
3. Jemputan rasmi
4. Rayuan
5. Sebarang aduan, bantahan atau cadangan.
6. Sebarang urusan rasmi
